Conoce la facturación electrónica

Uno de los procesos fundamentales que debe realizar una empresa, independientemente del tipo de labor que realice, es el proceso de facturación, el cual a lo largo del tiempo se ha visto más involucrado con la tecnología, ya que para las pyme es fundamental avanzar al ritmo que exigen las rutinas de hoy en día y para ello es indispensable ir de la mano con el avance tecnológico.

En la actualidad, las transacciones comerciales se realizan de una forma mucho más rápida y eficiente mediante la automatización de sus procesos, lo cual genera una notable reducción en los costes, la agilización de los procesos e incluso la minimización de errores, lo que conlleva una posible futura extinción de la factura física.

Pero ¿Qué es una factura electrónica?, una factura electrónica es sencillamente un comprobante generado por medios informáticos, expresado y transmitido electrónicamente al momento de la compra, venta o prestación de un servicio; en otras palabras, es la versión digital, funcional y legalmente equivalente a la factura tradicional, pero de una forma mucho más rápida y eficaz. Aunque este tipo de facturación debería realizarse en todas las empresas en la actualidad, esto no ha podido ser posible por dificultades en la comunicación telemática, es decir no todas las empresas cuentan con el equipo necesario para hacer posible esta modalidad.

Cómo funciona la facturación electrónica

Para que la emisión de facturas electrónicas sea posible es necesario cumplir con tres requerimientos básicos que son los siguientes: la empresa debe poseer un formato electrónico de factura ya sea de baja o alta complejidad, puede ser (EDIFACT, XML, PDF, HTML, doc, gif, jpeg o txt, etc.); el documento debe estar debidamente identificado a través de la firma electrónica y datos de las partes involucradas en el proceso comercial, es decir el emisor y receptor de la factura, y por último ambas partes deben poseer los equipos y el sistema que posibiliten la transmisión telemática.

Ventajas de la facturación electrónica para las PYME

Al utilizarse el modo tradicional de facturación nos encontramos en la obligación de atravesar por todas las dificultades que este proceso implica, siendo ya de por sí un trabajo engorroso, emitir una factura impresa puede resultar bastante costoso para las empresas e incluso hacer más lenta la gestión, como es el caso de las anulaciones, devoluciones, la emisión de notas de crédito etc. Tiempo que se puede optimizar con tan sólo unos cuantos “clicks”.

Uno de los beneficios principales es la movilidad, ya que empresas de todo el mundo pueden estar conectadas mediante un dispositivo y realizar las operaciones comerciales necesarias mediante esta conexión; es mucho más seguro debido a los protocolos que se utilizan para la realización de estos procesos, siendo la nube un lugar seguro para cualquier dato de las pyme que pueda ser manipulado o utilizado para su vulneración; los costos son bajos en comparación con el uso de material de impresión, ya sea para la emisión y almacenamiento de los registros de dichas actividades.